Ejemplos de cartas de presentación para recepcionistas y consejos para redactarlas

Ya sea que estés empezando como recepcionista o cambiando de trabajo con años de experiencia, hay dos tipos de trabajos en los que puedes terminar: uno que prácticamente te paga las cuentas y otro que te hace sonreír sin motivo aparente todo el día.

El primer paso para alcanzar esa felicidad es una carta de presentación que coloque tu CV de recepcionista en la pila correcta y te asegure una entrevista. Este artículo te guiará en el proceso de escribir una carta de presentación al menos igual de buena, incluso si escribes una carta de presentación de recepcionista sin experiencia. Sigue leyendo para descubrir cómo, paso a paso.

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Ejemplo de carta de presentación para recepcionista

Esto es lo que debe incluir una carta de presentación para recepcionistas:

1. Comience su carta de presentación de recepcionista con un encabezado bien diseñado.

Al igual que su escritorio y el nombre de su empresa, el encabezado de su carta de presentación para recepcionista es lo primero que verá la gente al recibir su solicitud. Al igual que el nombre y el logotipo de la empresa, su encabezado debe cumplir ciertos requisitos básicos para lograr una apariencia profesional.

Aquí no hay espacio para la creatividad, simplemente sigue este planteamiento:

• Alinea a la derecha tu: nombre, dirección, correo electrónico y número de teléfono, deja una línea y agrega la fecha de escritura, también alineada a la derecha.
• Alinear a la izquierda: el nombre completo del gerente de contratación/reclutador, su puesto de trabajo, el nombre de la empresa y la dirección postal de la empresa.

Ejemplo de carta de presentación para recepcionista: encabezado

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2. Dirígete al lector de tu carta de presentación para recepcionista de la manera correcta

El saludo que elijas para comenzar tu carta de presentación debe ser como tu sonrisa cuando una visita se acerca a tu escritorio. Puede ser una simple formalidad, no hay problema, pero debe ser profesional y cortés. Si hay una fórmula ganadora, es "Estimado/a" + el nombre de la persona.

Si no te sientes cómodo/a empezando por tu nombre (por ejemplo, si le escribes a alguien con mucha más jerarquía), una alternativa segura es usar "Estimado/a" + el título de la persona + su apellido. En esos casos, usa siempre "Sra." para las mujeres, a menos que hayan dejado claro que prefieren otra cosa.

A menos que la persona a la que le escribes tenga un título académico (militar o religioso), deberás asegurarte de su género antes de dirigirte a ella. Si, tras intentar averiguarlo, aún no estás seguro del género de alguien y no quieres usar solo su nombre, usa "Estimado/a" + su nombre completo.

¿Qué pasa si no sabes ni el nombre del reclutador? ¿Escribes el eterno "A quien corresponda" y lo dejas ahí? ¡Para nada! Evita esta frase y otras similares (por ejemplo, "Estimado señor/señora") como si fuera la peste. En lugar de eso, haz todo lo posible por averiguar quién recibirá tu solicitud.

En el improbable caso de que no sepa a quién dirigir su carta de presentación , diríjala al puesto o rol correspondiente. Por ejemplo, podría usar "Estimado/a Gerente de Oficina" o "Estimado/a Gerente de Recepción". Aun así, deberá investigar un poco para hacerlo bien.

Ejemplo de carta de presentación para recepcionista: saludo

3. Abra su carta de presentación de recepcionista con un primer párrafo que llame la atención.

En la mayoría de las interacciones, usted es la primera impresión que su empleador tiene de los visitantes y las personas que llaman por teléfono. La forma en que saluda, instruye o dirige a un visitante influye enormemente en cómo lo percibe. El párrafo inicial de su carta de presentación para recepcionista es similar en muchos aspectos.

Además de impresionar y captar la atención del lector, su párrafo inicial debe:

• Mencione el puesto de trabajo al que se postula y el nombre de la empresa.
• Muestre lo que puede ofrecer a su potencial nuevo empleador (mostrando lo que ha hecho por su(s) empleador(es) anterior(es)).
• Infundirse entusiasmo por el puesto.

Si ya tienes algo de experiencia trabajando como recepcionista, entonces cómo lograr el segundo punto anterior es bastante sencillo:

• Comience con un logro, algo que hizo en el trabajo y los beneficios que le trajo a su empleador.
• Asegúrese de que quede claro que este logro se alinea con los objetivos de la empresa.
• Explique cómo puede aplicar las habilidades que lo llevaron a su logro a la situación de la empresa (esto suele ser obvio y no es necesario explicarlo).

Si estás escribiendo una carta de presentación para recepcionista sin experiencia , entonces tendrás que adoptar un enfoque ligeramente diferente:

• Lidera con tu pasión por el puesto (o incluso por la empresa).
• Describe un logro relevante de tus estudios o cualquier trabajo voluntario o pasantía que hayas realizado.
• Incluya una declaración de creencias, a través de la cual demuestre que es compatible con los valores y la misión declarados de la empresa.

¿Te recomendaron para el puesto? Si fue así, es un buen momento para mencionarlo. Que alguien de la organización piense que encajarías bien es una gran ventaja para ti y para la empresa. Aprovecha esta oportunidad para mencionar nombres. No es nepotismo, siempre y cuando seas responsable.

El párrafo inicial completo debe ocupar entre 40 y 80 palabras. Por muy complicado que parezca, al final no tiene mucho que ofrecer. Inspírate con el ejemplo a continuación.

Ejemplo de carta de presentación para recepcionista: párrafo inicial

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4. Utilice su carta de presentación de recepcionista para demostrar lo que puede aportar a la empresa.

Hay recepcionistas competentes y excelentes. Puedes proclamar tu excelencia cuanto quieras, pero demostrar siempre será más efectivo que decirlo. Demuestra lo que puedes aportar a la empresa presentando los beneficios que aportaste a tus empleadores actuales y anteriores.

Para ello, describa dos o tres de sus logros en trabajos anteriores. Un logro es simplemente una descripción de las acciones que realizó en el trabajo y los beneficios que su empleador obtuvo de ellas. Sus acciones podrían haber respondido a un proyecto, problema o, en general, a una situación específica.

Cuanto más recientes sean estas acciones, mejor, por supuesto. Asegúrate de cuantificar todo lo que puedas, en primer lugar, los beneficios que tu empleador obtuvo de tus habilidades, esfuerzo o iniciativa. Comienza cada logro con un verbo contundente, como "gestionado", "organizado" o "reducido". Si es necesario, describe el contexto.

Considera usar algo como el enfoque CAR (Contexto-Acción-Resultado) para organizar tus ideas. Puedes estimar cosas para cuantificarlas, pero sé realista y con los pies en la tierra. Encadena dos o tres logros como este con la justificación justa para que formen un todo coherente.

Debes intentar escribir entre 120 y 200 palabras en total. Esto puede consistir en uno o dos párrafos. Usa viñetas para dividir los bloques de texto extensos en fragmentos más pequeños, manejables y fáciles de buscar. Tu carta de presentación para recepcionista será leída más de una vez si la haces bien.

Ejemplo de carta de presentación para recepcionista: párrafo del cuerpo

5. Envuelva su carta de presentación de recepcionista e incluya un CTA

Dedica un total de 40 a 60 palabras a atar cabos sueltos y resumir con destreza tus logros. Vincúlalos con cómo puedes beneficiar a la empresa si no es evidente a primera vista. Si puedes, incluye más información sobre la empresa, pero no la fuerces.

Agradece a quien lea tu carta de presentación por su tiempo y atención. Es un gesto pequeño pero significativo que demuestra tu aprecio y que valoras su tiempo. Termina tu carta de presentación con una llamada a la acción (CTA) contundente en la que sugieras el siguiente paso del proceso (una llamada telefónica o una entrevista).

Ejemplo de carta de presentación para recepcionista: cierre

6. Firma tu carta de presentación de recepcionista de la manera correcta

¿Conoces esas llamadas que tardan un segundo en responder, pero que te dejan con una extraña satisfacción por haber podido ayudar a alguien? Puede ser algo tan simple como "¿a qué hora cierra hoy?", y aun así te deja con la sensación de estar en racha. Firmar tu carta de presentación puede ser así en muchos sentidos.

No hay nada que hacer, solo dos opciones y una elección a realizar:

• Termine con 'Atentamente' si dirigió la carta de presentación a alguien por su nombre.
• Termine con 'Atentamente' si no lo hizo, por ejemplo si utilizó 'Estimado gerente de oficina'.

Deje un espacio adicional antes de escribir su nombre completo. Este espacio es para su firma si imprime su carta de presentación y la envía en papel. En el caso más probable de que envíe su solicitud electrónicamente, deje en blanco el espacio sobre su nombre.

Ejemplo de carta de presentación para recepcionista: despedida

7. Ten en cuenta estas cosas antes de enviar tu carta de presentación como recepcionista

La atención al detalle siempre será una cualidad importante en una recepcionista. Desde tomar notas claras de citas y mensajes hasta llevar un registro de paquetes y tarjetas de acceso. Asegúrate de que tu carta de presentación de recepcionista demuestre tu atención al detalle de todas las maneras posibles. Sigue estas reglas de formato para cartas de presentación :

Mantenga la longitud apropiada y las proporciones bajo control.

¿Qué longitud puede tener una carta de presentación?

• Las cartas de presentación breves son las más adecuadas (sobre todo si se trata de una carta de presentación por correo electrónico ). Deberías tener entre 250 y 400 palabras en total (media página A4 por una página A4).
• Su párrafo inicial debe tener entre 60 y 80 palabras.
• Los párrafos del cuerpo principal deben tener entre 120 y 200 palabras.
• Su párrafo de cierre debe tener entre 40 y 60 palabras.

Tu CV y carta de presentación de recepcionista deben coincidir

Tu CV y carta de presentación de recepcionista son dos partes de un todo. Tu elección de fuente, tamaño de fuente y cualquier color que uses (si lo hay) debe reflejar esto. Asegúrate de que ambos documentos formen un conjunto visualmente claro.

Elija una fuente sutil y profesional

La elección de la fuente no debería ser llamativa. Si solo hubiera una regla para elegir una fuente, sería "nada del otro mundo". Una opción como Noto, Garamond o Arial serviría; en caso de duda, deje la Liberation o Calibri predeterminada. El tamaño de la fuente debe ser de 11 o 12 puntos.

Preste atención al diseño y al espaciado.

Para un diseño ordenado de carta de presentación , utilice suficiente espacio en blanco para separar claramente las partes . Mantenga todo lo más equilibrado posible.

No copie y pegue su carta de presentación de recepcionista

Si sigues esta guía, descubrirás que debes escribir una nueva carta de presentación para cada solicitud de empleo. No caigas en la trampa de intentar reciclar partes de una carta de presentación para usarlas en otra. Empieza cada carta de presentación desde cero. Esta es quizás la manera más efectiva de aumentar tus posibilidades.

Manténgase en el formato PDF

Un último consejo: protege tu formato guardando o exportando a PDF, a menos que te hayan pedido algo diferente, claro.

Una carta de presentación por sí sola no es suficiente; también necesitas un CV impactante. Crea tu CV en minutos. Simplemente sigue nuestro asistente y completa cada sección con contenido predefinido. Empieza eligiendo una plantilla de CV profesional .

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¡Espero que este artículo haya sido lo que buscabas! ¿Hay algo que no te haya quedado claro? ¿Estás escribiendo una carta de presentación para recepcionista sin experiencia? Cuéntamelo en los comentarios.

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